اختصاصات رئيس الشؤون المالية والإدارية

وما يرتبط به تنظيمياً

(أولاً): اختصاصات الشؤون المالية

  • تخصيل أقساط المصروفات المدرسية وأقساط الخدمات المدرسية الأخري من أقساط أشتراك وسائل نقل وكتب واشتراكات خدمات ترفيهية ورياضية واجتماعية وتدريبية وغيرها وقيدها فى الدفاتر والسجلات بموجب أيصالات موثقة حسب الأنظمة والتعليمات.
  • أعداد حسابات استحقاقات الموظفين من أجور ومرتبات ومكآفات وحوافز وغيرها وإعداد جداول رواتبهم وتدقيقها وقيدها موثقة بالسجلات والدفاتر الخاصة بذلك ومتابعة صرفها الموظفين حسب الأنظمة والتعليمات.
  • سداد المصروفات المستحقة للغير من ايجارات ومياه وكهرباء وتليفونات وانترنت وصيانة ومصروفات تشغيل وسائل النقل وضيافة ومستلزمات وبرامج تعليمية وكتب خارجية وأدوات وانشطة ووسائل وخلافه في مواعيدها وتنظيم مستندات مثبتة بالوثائق الأصولية وقيدها موثقة فى الدفاتر والسجلات حسب الأنظمة والتعليمات.
  • توريد المستحقات الحكومية من رسوم كتب مدرسية وأمتحانات وخدمات تعليمية وضرائب وتأمينات ورسوم حكومية وخلافه في مواعيدها وتنظيم مستندات واذونات الصرف الخاصة مثبتة بالوثائق الأصولية وقيدها موثقة فى الدفاتر والسجلات حسب الأنظمة والتعليمات.
  • أستيفاء جميع الإيصالات والمسندات والقسايم والسجلات والدفاتر المحاسبية للأعمال المختلفة وإعتمادها من مدير عام المدارس حسب الأنظمة والتعليمات المنظمة.
  • أعداد حسابات المخازن ووسائل النقل والمقاصف المدرسية والزي والنادى الرياضي وغيرها وقيدها موثقة فى الدفاتر والسجلات حسب الأنظمة والتعليمات.
  •  إعداد الحسابات اليومية لمتحصلات المدارس المختلفة وقيدها موثقة وبتاريخها فى السجلات والدفاتر وتوريدها للبنك فى يومه.
  • تسجيل المصرفات المدرسية على موقع البوابة الإلكترونية لوزارة التربية والتعليم http://student.moe.gov.eg/new طبقاً للقرار رقم 99 بتاريخ 8/6/2002م وطباعتها وإعتمادها.
  • رفع تقارير مالية شهرية لرئيس مجلس الإدارة والممثل القانوني بالإيرادات وبنودها والمصروفات وبنودها للوقوف على المركز المالى للمدارس وإتخاذ ما يلزم من قرارات.
  • إعداد الحسابات الختامية للمدارس وفق الأنظمة والتعليمات من التوجيه المالى والإداري للإدارة التعليمية وطبقاً للقرار الوزاري 420 بتاريخ 9/9/2014 بشأن التعليم الخاص.
  • تطبيق قواعد وتعليمات الأمن السلامة العامة والمعايير المحاسبية والمحافظة على سرية المعلومات الورقية والإلكترونية.
  •  العمل بموجب اللوائح والنظم المالية والسجلات والدفاتر والمستندات المعتمدة من التربية والتعليم ووفق القرارات الوزارية.
  • أرشفة أعمال الشؤون المالية وتوثيق كافة ما يصدر منها (سجل الصادر) أو يرد إليه (سجل الوارد) من قرارات واعمال ومحاضر اجتماعات وفاعليات من صور وفيدوهات وغيرها أرشفه ورقية و الكترونية.
  • أرشفة جميع السجلات والدفاتر والوثائق والمستندات والحسابات المالية وغيرها وقواعده البيانات الخاصة بها ورقياً والكترونية وتسليمها سنوياً لخزينة رئيس مجلس الإدارة والممثل القانوني للمدارس.
  • التواصل فيما يخصه من أعمال وما يستجد مهام مع الأدارات والجهات الأخري فى المدارس طبقاً لتوجيهات وتعليمات الرئيس المباشر.
  • إعداد الموازنة التشغيلية للمدارس للعام الدراسي الجديد واعتماها من رئيس مجلس الإدارة والممثل القانوني للمدارس والصرف حسب أبوب وبنود الموازنة التشغيلية للمدرسة المعتمدة.

(ثانياً): شؤون المشتريات والمخازن والمقصف والعهد

  • تجهيز الكتب الدراسية حسب بيانات أعداد الطلاب (مراحل/صفوف) من شؤون الطلاب واستلامها من مخازن الإدارة التعليمية واتخاذ اجراءات وتخزينها حسب صفوفها ومراحلها وتسجيلها في السجلات والدفاتر المحاسبية بإستيفاء التوقيعات اللازمة.
  • )تجهيز الكتب الخارجية من مستوى رفيع وحاسب آلي وكتب أخري حسب بيانات أعداد الطلاب (مراحل/صفوف) من شؤون الطلاب واستلامها واتخاذ اجراءات وتخزينها حسب صفوفها ومراحلها وتسجيلها في السجلات الدفاتر الزمة بإستيفاء التوقيعات اللازمة.
  • صرف الكتب الدراسية والخارجية وكراسة المتابعة ومطبوعات الطالب وغيرها حسب بيانات أعداد الطلاب المسددين (مراحل/صفوف) من الشؤون المالية وتسجيلها في السجلات والدفاتر اللازمة بإستيفاء التوقيعات اللازمة.
  • تجهيز الوسائل والأدوات التعليمية ومصادر ومصادر التعلم وغيرها حسب بيانات أعضاء هيئة تدريس المناهج المختلفة واتخاذ اجراءات وتخزينها حسب صفوفها ومناهجها الدراسية وتسجيلها في السجلات والدفاتر اللازمة بإستيفاء التوقيعات اللازمة.
  • صرف الوسائل والأدوات التعليمية ومصادر التعلم والأدوات المكتبية وغيرها حسب بيانات أعضاء هيئة تدريس المناهج المختلفة وتسجيلها في سجلات الدفاتر والسجلات اللازمة بإستيفاء التوقيعات اللازمة.
  • تجهيز الأدوات المكتبية وأدوات الطباعة من أوراق وأحبار ومساطر وأقلام ودباسات وغيرها واتخاذ اجراءات وتخزينها حسب أصانفها وتسجيلها في سجلات ودفاتر المخازن/العهد/غيرها بإستيفاء التوقيعات اللازمة.
  • إعداد قاعدة بيانات الكترونية وورقية (ملفات وسجلات ودفاتر وغيرها) بجميع العهد والمنقولات محدد فيه بيانات (أسم العهده/نوع العهده /اسم المستلم/جهة المستلم،….) وتصديرها لشؤون العاملين والمالية لإتخاذ اللازم حل أخلاء طرف موظف.
  • أستيفاء جميع الإيصالات والمسندات وقسايم والسجلات والدفاتر المحاسبية للمشتريات والمخازن والمستودعات والعهد والمقاصف وغيرها وإعتمادها بعد إستيفاء التوقيعات والإختام من مدير عام المدارس حسب الأنظمة والتعليمات المنظمة.
  • الجرد النصف سنوى (نصف العام وآخر العام) لجميع المخازن والمستودعات والمقاصف والعهد والمكتبة والمعامل وغيرها وقيدها بعد مطابقتها فعلياً فى الدفاتر والسجلات حسب الأنظمة والتعليمات ورفع بيان بها لرئيس مجلس الإدارة والممثل القانونى للمدارس.
  • إعداد مجمع الأهلاكات السنوية للمنقولات والأثاث والعهد ووسائل النقل وأجهزة ومعدات وأدوات ومهمات وغيرها وقيدها موثقة بالإستمارات والمستندات المثبتة فى الدفاتر والسجلات حسب الأنظمة والتعليمات.
  • تسجيل التجهيزات المدارس على موقع البوابة الإلكترونية لوزارة التربية والتعليم http://student.moe.gov.eg/new طبقاً للقرار رقم 99 بتاريخ 8/6/2002م وطباعتها وإعتمادها.
  • تطبيق ما يلزم من القرار رقم 420 بتاريخ 9/9/2014م بشأن التعليم الخاص.
  • أرشفة جميع السجلات والدفاتر المحاسبية والوثائق والمستندات وأذون وقسايم الشراء والصرف الخاصة بالمشتريات والمخازن والمقصف والعهد وغيرها وقواعده البيانات الخاصة بها ورقياً والكترونياً.
  • التواصل فيما يخصه من أعمال وما يستجد مهام مع الأدارات والجهات الأخري فى المدارس طبقاً لتوجيهات وتعليمات الرئيس المباشر.

(ثالثاً): اختصاصات شؤون الطلاب

  • تنفيذ خطة القبول والتحويلات للمراحل والصفوف/المستويات المختلفة بالمدارس المعتمدة من مدير عام المدارس.
  • متابعة كافة إجراءات قبول الطلاب الجدد أو المحولين من وإلى المدارس، ومتابعة إجراءات قبول وتحويل الطلاب حسب القوانين والأنظمة والقرارات الوزارية المنظمة لذلك.
  • استكمال ملفات الطلاب (قبول/تحويل) والتأكيد دقة وصحة واكتمال الإجراءات والوثائق والشهادات وطلبات القبول والتجويل والتوقيعات والدمغات والأختام والإقرارات ورصد جميع محتويات ملف الطالب فى قائمة للمحتويات الخارجية موثق بتوقيع ولى الأمر.
  • أستيفاء جميع السجلات ودفاتر شؤون الطلاب مثل؛ سجل السلوك والغياب و قيد تلاميذ وملفات الطلاب وسجل الإحصاء و المعلومات سجل قوائم الفصول وسجل الأذونات وسجل استدعاء ولى الأمر وسجل التحويلات وسجل التأمين الصحى وسجل الصادر وسجل الوارد وسجل الإقرارات وغيرها وإعتمادها من مدير عام المدارس.
  • إعداد قاعدة بيانات الطلاب حسب مراحلهم وصفوفهم وفصولهم/قاعاتهم في قاعدة بيانات رياض الأطفال متضمنة الأسم / تاريخ الميلاد / السن فى أول اكتوبر / الجنس/الديانة / المدرسة المحول منها / مؤهل الأم / وظيفة الأم / مؤهل الأب / وظيفة الأب / الحالة الإسرية / العنوان / وسائل الإتصال / خط الباص للمشتركين.
  • تسجيل الطلاب حسب مراحلهم على موقع البوابة الإلكترونية لوزارة التربية والتعليم http://student.moe.gov.eg/new طبقاً للقرار رقم 99 بتاريخ 8/6/2002م وطباعتها وأعتمادها.
  • إعداد برامج توجيهية واسترشادية للطلاب المستجدين والمقيدين وتنظيم توزيعهم على الصفوف الدراسية في برنامج استقبال أول يوم دراسي.
  • إمداد الإدارة المدرسية والإدارة التعليمية والتأمين الصحى وغيرها بالبيانات والمعلومات والإحصاءات والمستندات والوثائق والمصوغات والإستمارات وغيرها المطلوبة بعد استيفائها وتوثيقها وإعتمادها.
  • اعداد قواعد بيانات نتائج التقويم للطلاب حسب مراحلهم وصفوفهم/مستوياتهم من نتائج الاختبارات والأنشطة والمهارات الشهرية والفصلية حسب الأنظمة والتعليمات وطباعة شهادات الطلاب تويثيقها وأعتمادها وتوزيعها على ملفات الطلاب.
  • إستيفاء استمارات الطلاب المتقدمين لأمتحانات الشهادات وإستمارات النقل وإصدار تعاريف الطلاب وبيان الحالة وتوثيقها واعتمادها.
  • تطبيق ما يلزم من القرار رقم 179 بتاريخ 17/5/2015م بشأن لائحة الإنضباط المدرسي والقرار رقم 420 بتاريخ 9/9/2014م بشأن التعليم الخاص.
  • حفظ كل ما يخص الطالب خلال فتره تواجده بالمدرسة في ملف الطالب من اجابات اوراق عمل والأختبارات شهرية والإمتحانات الفصلية والسنوية وشهادات مدرسية وشهادات تقدير وجوائز وانذارات وعقوبات وتقارير الإخصائي وغيرها… ورصد جميع محتويات ملف الطالب فى قائمة المحتويات الخارجية متضمن (نوع المستند/يوم وتاريخ الأضافة…)
  • التواصل فيما يخصه من أعمال وما يستجد منها مع الأدارات والجهات الأخري فى المدارس طبقاً لتوجيهات وتعليمات الرئيس المباشر.
  • أرشفة أعمال شؤون الطلاب وتوثيق كافة ما يصدر منه (سجل الصادر) أو يرد إليه (سجل الوارد) من قرارات واعمال ومحاضر اجتماعات وفاعليات من صور وفيدوهات وغيرها أرشفه ورقية و الكترونية.

(رابعاً): اختصاصات شؤون العاملين

  • أخذ توقيعات جميع العاملين بالمدارس في دفتر حضور وإنصراف فى مواعيد العمل المحددة والعمل به فى ضوء الأنظمة واللوائح المنظمة لذلك ومراعاة قواعد الأستخدام القانوني لها من أخذ التوقيع الشخصي وإعتناء وعدم الكشط او الشطب او استعمال المزيل وغير من محظورات وممنوعات.
  • استخدام الدفاتر الخاصة بالأجازات والتأخرات وأذون الخروج والمأموريات وغيرها من السجلات والدفاتر والعمل بموجب الأنظمة واللوائح المنظمة لذلك ومراعاة قواعد الإستخدام القانونى لها.
  • أعداد قواعد بيانات العاملين فعلياً فى المدارس حسب فئاتهم الوظيفية (مديرين /أعضاء هيئة تدريس/موظفين/خدمات معاونة/….) بخانات الأسم/الوظيفة /الموهل الأول/الموهل الثانى/المؤهل الثالث/الموهل الرابع/…/سنوات الخبرة/مجالات الخبرة/شهادات التدريب/العنوان.
  • أعداد قواعد بيانات جميع المتقدمين للعمل بالمدارس حسب فئاتهم الوظيفية (مديرين /أعضاء هيئة تدريس/موظفين/خدمات معاونة/….) بخانات الأسم/الوظيفة المطلوبة /الموهل الأول/الموهل الثانى/المؤهل الثالث/الموهل الرابع/…/سنوات الخبرة/مجالات الخبرة/ شهادات التدريب/العنوان/ تقارير تقارير لجنة التوظيف لمن دخل مسابقة التعين.
  • تطبيق قواعد وتعليمات الأمن السلامة العامة ومعايير السرية الكاملة والمحافظة على سرية المعلومات الورقية والإلكترونية.
  • ارشفة ملفات العاملين فى المدارس حسب نوع وظائفهم مستوفيه مصوغات التعين (شهادة الخدمة العسكرية للذكور والخدمة لعامة للإناث/الشهادات العلمية/شهادات الخبرة/شهادات التدريب/ كعب العمل/استمارة التأمينات/صحيفة الأحوال/قرار التعين/عقدالعمل/الكشف الطبي….) واضافة كل ما يحصل عليه الموظف خلال عمله بالمدارس من اذونات وأجازات ودورات تدريبية وأخلاء طرف/وتقارير أداء/واسنمارات أجازات/أنذارات…..).
  • استكمال ملفات الشؤون الإجتماعية التأمينات ومكتب العمل وضرائب كسب العمل وغيرها وفقاً للقوانين واللوائح المنظمة ولائحة المدارس الداخلية.
  • إصدار تعاريف العاملين فى المدارس وبيان الحالة وأخلاءات الطرف وغيرها وتوثيقها واعتمادها.
  • رفع بيان للشؤون المالية بحالات الغياب والتأخرات والجزاءات والخصومات وإتلاف العهد والمكآفآت والعلاوات والحوافز وإهلاكات وتبديد العهد التى تخص العاملين بالمدارس من أعضاء هيئة تدريس وموظفين وخدمات معاونة بعد استيفاء توقيعاتها وإعتمادها من مدير عام المدارس للعمل بموجبها في حسابات المرتبات.
  • التواصل فيما يخصه من أعمال وما يستجد منها مع الأدارات والجهات الأخري فى المدارس طبقاً لتوجيهات وتعليمات الرئيس المباشر.
  • تطبيق ما يلزم من القرار رقم 420 بتاريخ 9/9/2014م بشأن التعليم الخاص.
  • الإشراف على تسجيل أعضاء هيئة التدريس والموظفين والخدمات المعاونة على موقع البوابة الإلكترونية لوزارة التربية والتعليم http://student.moe.gov.eg/new طبقاً للقرار رقم 99 بتاريخ 8/6/2002م.
  • أرشفة أعمال شؤون العاملين وتوثيق كافة ما يصدر منه (سجل الصادر) أو يرد إليه (سجل الوارد) من قرارات واعمال ومحاضر اجتماعات وفاعليات من صور وفيدوهات وغيرها أرشفه ورقية و الكترونية.